Kun työnjärjestelyn vaatimukset ovat korkealla

Numeron WFM on ratkaisu vaativaan työvoiman hallintaan – operatiivisen henkilöstön optimointiin ja tukitoimintojen hallintaan. Kun toimintasi kriteereinä on

  • Korkea palvelutaso
  • Työvoiman tehokas käyttö
  • Henkilöstön tyytyväisyys
  • Erilaisten tehtävien, osaamisten ja nopeasti muuttuvien tilanteiden hallinta
Olemme soveltaneet mm. työmuurahaisten käyttäytymismalleja algoritmeissamme.
Klikkaa tästä ja lue lisää

Numeron WFM-käyttäjiä

« »

Numeraali

Moderni resurssisuunnittelu on hoitoisuusmittarin ja WFM:n yhteispeliä

Terveydenhuollon toimintakentän laajuus ja vaativuus edellyttää myös IT-ratkaisuja tuottavilta yrityksiltä uutta otetta ja yhteistyötä. Yhdessä miettien ja eri osaamista hyödyntäen saadaan tuotettua asiakkaille uusia ratkaisuja paremmin kuin yksin toimien.

Yksi Numeronin yhteistyön avaus on Finnish Consulting Groupin eli FCG:n kanssa tehty yhteinen suunnittelutyö. Istuimme alas syksyn ja talven 2015-2016 aikana yhteisessä projektissa, jossa mietimme, miten voimme käyttää kummankin osapuolen vahvuuksia ratkomaan yhtä terveydenhuollon kiperimmistä kysymyksistä: miten parantaa työn tuottavuutta varmistamalla sen, että osaava hoitohenkilökunta on koko ajan työn tarpeen mukaisissa tehtävissä?

Numeron WFM on ratkaisu, joka on näyttänyt kyntensä laajasti eri toimialoilla. Jotta ratkaisu toimisi parhaalla tarkoitetulla tavalla, tarvitaan tietoa työn tarpeesta. FCG:n ylläpitämä RAFAELA®-järjestelmä tuottaa päiväkohtaista tietoa potilaiden vaatimasta työmäärästä hoitoisuusmittarin muodossa. Konsultoinnin RAFAELA®-järjestelmä on laajassa käytössä suomalaisissa sairaaloissa. Yhteistyöhankkeessa suunnittelimme, miten hoitoisuusmittari muuttuu henkilötarvetta kuvaavaksi tunnusluvuksi. Suunnittelimme myös, millä toimenpiteillä henkilöiden liikkuminen työn tarpeen mukaan mahdollistuu paremmin. Totesimme yhdessä, että osaamis- ja henkilöresurssitietoja voidaan käyttää monipuolisesti johdon raportoinnissa ja kustannuslaskennassa. FCG:n suunnitelmissa onkin tarjota entistä rikkaampaa raportointia RAFAELA®-raportointijärjestelmän kautta. Yhteistyöprojektin myötä kumpikin yritys sai omien tuotteidensa ja palvelujensa jatkokehityksen pohjaksi hyvät määrittelyt.

FCG_laivaseminaari2Kirjoittajalla oli ilo osallistua puhujana FCG:n RAFAELA®-käyttäjille suunnattuun vuosittaiseen laivaseminaariin huhtikuussa 2016. Päivien teemaksi oli tällä kertaa valittu ”Luovuutta ja rohkeutta hoitotyön käytäntöön ja johtamiseen”. Pääosa seminaarin puheenvuoroista käsitteli RAFAELA®:n ja sen avulla tuotettavien mittareiden käyttöä. Aiheet painottuivat laatu- ja tiedolla johtamiseen sekä potilasturvallisuuteen. Yleisö osallistui aktiivisesti ja tuli tunne siitä, että tällä tavalla tietoa ja kokemuksiaan jakamalla terveydenhuollon yksiköt pystyvät kirittämään toinen toisiaan ja kaikki voittavat.

Omassa puheenvuorossani kävin läpi, mitä on innovatiivinen henkilöstönohjausjärjestelmä, ja mitä hyötyjä saavutetaan, kun RAFAELA® ja WFM- eli työvoiman hallintajärjestelmä keskustelevat keskenään. Perinteiseen työvuorosuunnitteluun verrattuna käännämme Numeron WFM:ssä työvoiman hallinnan perusmallia eri näkökulmaan. WFM:llä suunnittelu lähtee siitä, että jaksosuunnittelun aluksi kuvataan työn tarve ja työn vaatima osaaminen. Tämän jälkeen työn tarpeeseen etsitään automaattisella jakso-optimoinnilla oikeat osaajat perustuen osaamisprofiileihin ja vuorotoiveisiin. Palvelua toteutettaessa potilasmäärät voivat kuitenkin vaihdella osastolta toiselle, eivätkä kaikki henkilöt olekaan käytettävissä lyhytaikaisten poissaolojen takia. Tällöin Numeron WFM auttaa näyttämällä RAFAELA®-järjestelmään perustuen laskennallisen henkilötarpeen työkuorman tasauksesta vastuussa olevalle ”resurssipäällikölle”. Kun työntekijä sairastuu, vapauttaa WFM poissaolon alle jääneet työt ja tarjoaa heti mahdollisuutta katsoa sijaisia omalta osastolta, naapuriosastolta tai sijaispoolista. Työvuorojen muutokset ja sijaistyökutsut voidaan lähettää SMS-viestinä suoraan järjestelmästä. Kun lisätään vielä mahdollisuus nähdä lääkäreiden läsnäoloa, voidaan puhua kokonaisvaltaisesta työvoiman hallinnan järjestelmästä.

Automatisoimalla jaksosuunnittelu ja luopumalla erillisistä toteumakirjauksista osastonhoitajan tai listasuunnittelusta vastaavan hoitajan aikaa vapautuu ja työpanos voidaan käyttää muun muassa hoitotyön ohjaamiseen ja johtamiseen.

Puheenvuoroni palaute oli rakentavaa ja rohkaisevaa. Kuulijat kiittelivät uusista raikkaista ajatuksista ja näkökulmista siihen, miten työn ja resurssien suunnittelua voidaan tehdä modernilla tavalla. Kuulijat kokivat myös, että kun henkilöiden osaaminen toimii yhtenä suunnittelun lähtötekijänä, se saa ihan uuden merkityksen. Saamamme palaute kannustaa meitä Numeronilla jatkamaan kehittämistä ja hyvää yhteistyötä sote-alalla.

Numeron WFM:n ja RAFAELA®:n hyödyt:

  • Mahdollistaa keskitetyn työvuorosuunnittelun kaikkien hoitotyöntyöntekijöiden osalta samassa järjestelmässä.
  • Tukee henkilöiden liikkumista yli yksikkö- tai osastorajojen työkuorman mukaan sekä toiminto- tai työpistekohtaista suunnittelua.
  • Henkilöstöllä on omat työvälineet osallistua jaksosuunnitteluun.
  • Sijaisten hallinta ja töihin kutsut ovat samassa järjestelmässä.
  • Potilaista lähtöisin oleva työkuormitus on yksi päivän työn henkilöresurssisuunnittelussa huomioon otettava uusi tunnusluku.
  • RAFAELA®-järjestelmää käyttäville yksiköille tarjotaan automaattisesti muodostettu henkilöresurssiluku.
  • Mahdollistaa systemaattisen, yhdenmukaisen ja tehokkaan hoitoisuustiedon hyödyntämisen.
  • Potilasmäärän ja hoitoisuustiedon avulla saadaan tunnuslukuna mm. osastokohtainen ennustehoitajatarve, jota apuna käyttäen voidaan arvioida entistä tarkemmin henkilöiden optimaalista sijoittelua.

 

Jos olet kiinnostunut kuulemaan WFM:n ja RAFAELA®:n yhdistämisestä tai muista terveydenhuollon kehitysprojekteistamme tarkemmin, ota rohkeasti yhteyttä.

 

Pirjo Ketola
Pirjo on Numeronin sosiaali- ja terveysalaan keskittynyt työvoiman hallinnan asiantuntija ja projektipäällikkö. Pirjolla on yli 18 vuoden kokemus palkka-, HR- ja työvoiman hallinnan järjestelmien asiantuntija- ja projektitehtävistä erityisesti suurissa henkilöstövaltaisissa yrityksissä.

 

Kysy lisää tai sovi esittely Soita 050 3203455