Kun työnjärjestelyn vaatimukset ovat korkealla

Numeron WFM on ratkaisu vaativaan työvoiman hallintaan – operatiivisen henkilöstön optimointiin ja tukitoimintojen hallintaan. Kun toimintasi kriteereinä on

  • Korkea palvelutaso
  • Työvoiman tehokas käyttö
  • Henkilöstön tyytyväisyys
  • Erilaisten tehtävien, osaamisten ja nopeasti muuttuvien tilanteiden hallinta
Olemme soveltaneet mm. työmuurahaisten käyttäytymismalleja algoritmeissamme.
Klikkaa tästä ja lue lisää

Numeron WFM-käyttäjiä

« »

Numeraali

Työn tuottavuuden parantamisesta työvoiman hallinnalla

Mitä on työn tuottavuus terveydenhuollossa?
Viime aikojen sote-tuottavuuskeskustelua on hallinnut pääsääntöisesti esillä olevat rakennemuutokset. Näiden rakennemuutosten vaikutukset ovat kuitenkin itsessään vain vähäiset: ne vähentävät parhaimmillaan ehkä jonkin verran hallintokuluja sekä parantavat joidenkin suhteellisen pienten potilasryhmien hoidon laatua ja tuottavuutta keskittämisen kautta. Siitä, miten varsinainen asiakaspalvelu muuttuu, ja miten siinä tullaan parantamaan tuottavuutta tai laatua, ei ole esiintynyt paljoakaan pohdintaa.

Työn tuottavuuden parantamiseen tähtäävä työvoiman hallintaprosessi

Koska terveydenhuollon tärkein resurssitekijä on henkilötyö, on työvoiman hallintaprosessilla keskeinen rooli tuottavuuden parantamisessa. Työvoiman hallintaprosessi on se toimintojen ketju, jonka tarkoitus on jatkuvasti kohdistaa työvoimaa työn tarpeen mukaiseksi, taata riittävä osaaminen ja työntekijämäärä potilaiden tarpeisiin sekä parantaa henkilöstön työtyytyväisyyttä varmistamalla vaikutusmahdollisuudet työhön. Työvoiman hallintaprosessin eri vaiheita voidaan kuvata seuraavasti:
.

1. Uusi toimintamalli tai prosessien tehostaminen
Tärkeimmät keinot työn tuottavuuden parantamiseen ovat valintoja siitä, ketä ja miten hoidetaan. Ajurina tässä ovat olleet lääketieteelliset innovaatiot, joista hyvä esimerkki on endoskooppisesti tehtävät tutkimus- ja hoitotoimenpiteet. Nämä menetelmät ovat mahdollistaneet työn tuottavuuden radikaalin muutoksen tietyissä potilasryhmissä päiväkirurgian ja muun niin kutsutun lyhythoidon parissa. Lisäksi hoitoprosessien vakiointi parantaa kiistatta sekä laatua että tuottavuutta. Prosesseja tehostaa hoidon järjestäminen hoitoketjussa ja yksittäisessä sairaalassa siten, että potilaan ongelmalle saadaan oikea diagnoosi mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Ongelmatapausten kohdalla paras osaaminen etulinjassa poistaa tehokkaasti turhia toimintoja ja henkilötyötä, jolloin standardoitu ja vaikuttavaksi osoitettu hoitoprosessi voidaan käynnistää viiveettä. Potilas, hoidon laatu ja tuottavuus voittavat!

Sairaaloissa on jo pitkään sovellettu laatujohtamista ja viime vuosina erityisesti sen tuottavuus­näkö­kulmaan keskittyvää turhan työn systemaattista hävittämistä eli lean-toimintaa. Lean-toiminta sisältää toiminnan muuttamisen mahdollisimman vakioiduksi siten, että kaikille toiminnoille pitää olla potilaan tai toiminnan tuloksen näkökulmasta riittävä hyöty. Työohjeiden, koulutuksen, perehdytyksen, johtamisen ja tietojärjestelmien avulla pyritään vähentämään sellaista tekemistä, joka ei perustu potilaiden tarpeisiin. Kansainväliset tietojärjestelmät, kuten Apotti-hankkeessa valittu Epic, avaavat tässä suhteessa aivan uusia mahdollisuuksia potilasprosessien kriittisten kohtien vakiointiin. Ne myös auttavat ja valvovat käytännön toteutusta jokaisen potilaan kohdalla.

2. Henkilöstön mitoitus ja alustava jaksosuunnittelu
Nykyaikainen työvoiman hallinta lähtee siitä, että hoitohenkilökunnan työt suunnitellaan yhtä osastoa suurempana kokonaisuutena. Lähtökohtana on työn osaamisvaatimusten sekä henkilöiden osaamisten ja muiden valmiuksien ylläpito työvoiman hallintajärjestelmän taustarekistereissä. Vastaavalla tavalla henkilökunta vie järjestelmään omat työvuoro- ja lomatoiveensa. Tietokannassa on myös sisäisten ja ulkoisten sijaisten osaamis- ja vuorotoivetiedot. Jaksosuunnitelman päiväkohtaisen alustavan ennusteen laskennassa voidaan käyttää apuna järjestelmän sisältämiä työkuorman historiatietoja ennustamaan vaikkapa juhannusviikon päiväkohtaisia kuormitustietoja.

shutterstock_269227733Kun suunnitellaan hoitohenkilökunnan käyttöä, tietokannassa on alustavan työkuormaennusteen lisäksi myös lääkärien läsnä- ja poissaolot, jotta niihin voidaan varautua etukäteen. Näin vaikkapa poliklinikka- ja toimenpidetoiminnassa voidaan sopeuttaa henkilöstön tarvetta niille päiville, joina lääkärit ovat esimerkiksi koulutuksen vuoksi poissa kliinisestä työstä.

3. Päivittäinen töiden järjestely ja henkilöstön sijoittelu
Kun palvelutoiminnan totuuden hetki lyö eli työpäivä alkaa, käytössä oleva työvoima ja potilasmäärät voivat olla toista kuin suunnitteluhetkellä. Tämä korostuu erikoissairaanhoidossa, jossa suurilla erikoisaloilla keskimäärin yli puolet asiakkaista tulee sisään päivystyksen kautta. Tilanteet ja kuormat vaihtuvat huomattavasti päivittäin ja jopa yhden työvuoron sisällä.

Päivittäisessä töidenjärjestelyssä tarvitaan hyvä tilannekuva osasto- ja huonekohtaisista potilasmääristä ja -hoitoisuuksista sekä henkilöstön sijoittumisesta ja käytettävyydestä. Osastonhoitaja tekee toimintokohtaisen sijoituslistan vuorossa olevalle henkilökunnalle: kuka hoitaa valvontahuonetta, kuka vierihoitoa vaativaa respiraattoripotilasta, ketkä osastolla tapahtuvaa avohoitotoimintaa ja niin edelleen.

Jos potilaskuorma jollakin osastolla tai poliklinikalla on suurempi kuin mitoituksen perusteena oleva arvio, osastonhoitaja näkee päiväsuunnittelussa, millainen kuormitus ja millaista vapaata työvoimaa on muilla osastoilla. Näin menetellen kuormitustilanteiden korjaus tapahtuu osastojen välillä, luonnollisesti osaamisten mahdollistamissa rajoissa. Vasta toissijaisesti paikkaus tapahtuu sisäisillä sijaisilla ja vasta viimeisenä oljenkortena turvaudutaan ulkoisiin sijaisiin. Näin menetellen sama työmäärä saadaan toteutettua perinteistä mallia pienemmällä henkilömäärällä ja työn tuottavuus paranee.

Samalla saavutetaan tilanne, jossa työntekijöillä on aikaisempaa sopivampi työkuorma, työn vaatimuksia vastaava osaaminen ja aikaisempaa parempi mahdollisuus vaikuttaa työhönsä ja työvuoroihinsa. Näin myös potilasturvallisuus paranee.

Yksittäisen henkilön kannalta työvuorot ovat mahdollisimman pitkälle tekijän toiveiden mukaisia. Työvuorot ovat etukäteen sovittuja ja niistä pidetään kiinni, mutta se, minkä parissa ja missä henkilö työskentelee työpäivän aikana, päätetään yksityiskohdissaan todellisen työtilanteen mukaan. Päivittäinen työvoiman hallinta pitää huolen työntekijästä: työtä on sopivasti, koska naapuri auttaa kiireessä.

4. Tilastopalaute työkuormasta ja työvoimasta
Koska hoitomenetelmät, työnjako hoitoketjussa ja siten työn tarve muuttuu jatkuvasti, on tärkeää tuottaa jatkuvaa tilastopalautetta kehittämisen ja johtamisen käyttöön. Tieto on käytettävissä muutaman tunnin sisällä ja sen avulla voidaan jatkuvasti tarkentaa työvoiman mitoitusta osana työvoiman hallintaprosessia.

Moderni työvoiman hallintajärjestelmä tuottaa tietoa muun muassa eri toimintoihin käytetyistä todellisista työtunneista, koulutustarpeista sekä työn tarpeen ja työvoiman ajallisesta kohtaamisesta työpisteittäin. Nämä ovat johtamiselle ja lean-menetelmän mukaiselle kehittämiselle arvokasta tietoa nykytilanteesta ja kehittämistoimenpiteiden vaikutuksista.

Sote-uudistus mahdollistaa ja jopa edellyttää, että työvoima ja työ varmasti kohtaavat optimaalisesti koko hoitoketjussa joka päivä. Terveydenhuollossa ei työ tekemällä lopu teknologian ja väestön ikäkehityksestä johtuen. Nykyaikaisen työvoiman hallintaratkaisun avulla nykyiset palvelun tuottajat ja uusi sote-yksikkö voivat käytännössä parantaa henkilötyön tuottavuutta potilaan, työntekijän ja veronmaksajan parhaaksi.

Kirjoittajina toimivat

Esa-Matti Tolppanen
Esa-Matti on Numeronin Senior Advisor. Hän on aikaisemmin toiminut mm. HYKS:n atk-päällikkönä, PricewaterhouseCoopers Oy:n johtavana konsulttina sekä Datawell Oy:n partnerina. Eläköitymisen jälkeen Esa-Matti on toiminut Kivenlahden terveysaseman lääkärinä ja Tampereen teknillisen yliopiston luennoitsijana.

.

karihKari Haapakoski
Kari toimii Numeronin asiakkuusjohtajana. Hän on aikaisemmin työskennellyt mm. CGI Oy:n HR-ratkaisuista vastaavana johtajana, HYKS:n HR-järjestelmäpäällikkönä sekä Arc Technology Oy:n konsultointijohtajana.

 

 

Pirjo Ketola
Pirjo on Numeronin sosiaali- ja terveysalaan keskittynyt työvoiman hallinnan asiantuntija ja projektipäällikkö. Pirjolla on yli 15 vuoden kokemus palkka-, HR- ja työvoiman hallinnan järjestelmien asiantuntija- ja projektitehtävistä erityisesti suurissa henkilöstövaltaisissa yrityksissä.

 

Kysy lisää tai sovi esittely Soita 050 3203455